1. Siapa kami

BuKost adalah aplikasi pengelolaan kost yang dikelola oleh [Nama PT/CV pengelola BuKost], [Alamat kantor] ("kami"). Kebijakan ini menjelaskan cara kami memperlakukan data pribadi sesuai Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP).

2. Peran masing-masing pihak

• Untuk data akun Anda sebagai pemilik kost, kami adalah Pengendali Data Pribadi.
• Untuk data penghuni dan calon penyewa yang Anda masukkan atau yang masuk lewat nomor WhatsApp kost Anda, Anda adalah Pengendali Data Pribadi, dan kami adalah Prosesor yang memproses data itu atas perintah Anda.
• Penghuni yang ingin melihat, memperbaiki, atau menghapus datanya dapat menghubungi pemilik kost. Kami akan membantu pemilik kost memenuhi permintaan itu.

3. Data yang kami kumpulkan

Data akun pemilik kost:

• Nama, nomor WhatsApp, dan kata sandi (disimpan dalam bentuk acak/hash, tidak bisa dibaca siapa pun).
• Data kost: nama, alamat, kamar, harga, fasilitas, rekening bank (opsional), dan nomor WhatsApp kost.
• Catatan persetujuan: versi dokumen yang Anda setujui dan waktunya.
• Data langganan: paket, periode, tagihan, metode dan waktu pembayaran.

Data penghuni yang Anda kelola:

• Nama panggilan dan nama lengkap, daerah asal, alamat sesuai KTP, tempat dan tanggal lahir, pekerjaan, nomor telepon/WhatsApp, dan nomor telepon keluarga.
• Riwayat sewa dan pembayaran, serta foto bukti transfer yang diunggah penghuni lewat link.
• BuKost tidak meminta foto atau scan KTP.

Data calon penyewa dan percakapan WhatsApp:

• Nomor WhatsApp dan isi pesan yang masuk ke nomor kost yang Anda sambungkan, agar bot bisa menjawab pertanyaan kamar dan memberi tahu Anda bila perlu dibalas sendiri.
• Foto atau file yang dikirim lewat chat tidak kami simpan; bot hanya meneruskan pemberitahuan ke Anda.

Data teknis: jenis perangkat dan peramban, waktu akses, dan catatan kesalahan, untuk keamanan dan perbaikan aplikasi.

4. Untuk apa data dipakai

• Menjalankan layanan: mencatat kamar, penghuni, dan pembayaran; menyusun laporan uang masuk, hasil sewa, dan uang titipan.
• Mengirim pesan WhatsApp atas nama kost Anda: pengingat tagihan, kuitansi, formulir data penghuni, dan balasan untuk calon penyewa.
• Menyinkronkan data ke Google Sheets milik Anda, bila Anda menyambungkannya.
• Menjaga keamanan akun, mencegah penyalahgunaan, dan membantu Anda saat menghubungi layanan pelanggan.
• Menagih langganan BuKost.
• Mengirim info fitur dan promo, hanya bila Anda mencentang persetujuannya.

Dasar pemrosesan: persetujuan Anda, pelaksanaan perjanjian layanan (Syarat & Ketentuan), dan kewajiban hukum (misalnya pencatatan tagihan untuk pajak).

5. Pihak lain yang ikut memproses data

Kami tidak menjual atau menyewakan data pribadi. Data hanya dibagikan ke penyedia layanan berikut, sebatas yang diperlukan:

• Supabase: database dan penyimpanan foto bukti transfer (server Singapura).
• Fonnte: penghubung WhatsApp untuk mengirim dan menerima pesan dari nomor kost Anda (Indonesia).
• Anthropic (Claude): kecerdasan buatan untuk memahami chat calon penyewa dan membaca balasan formulir penghuni (Amerika Serikat). Hanya isi pesan dan info kamar yang diperlukan yang dikirim. Sesuai ketentuan komersial Anthropic, data dari layanan API tidak dipakai untuk melatih model mereka.
• Google: hanya bila Anda menyambungkan Google Sheets; data dikirim ke spreadsheet di akun Google Anda sendiri.
• Penyedia pembayaran (payment gateway) dan layanan cek mutasi bank: hanya nomor tagihan dan jumlah bayar, untuk mengonfirmasi pembayaran langganan.
• Telegram: notifikasi internal ke admin BuKost (nama akun, nomor WA akun, dan nomor tagihan saat pembayaran langganan perlu dicek, serta laporan berupa angka gabungan). Data penghuni tidak dikirim ke Telegram.
• [Nama penyedia VPS]: server tempat sistem otomatis BuKost berjalan.
• Instansi berwenang, hanya bila diwajibkan oleh hukum.

6. Penyimpanan di luar Indonesia

Sebagian penyedia di atas menyimpan atau memproses data di luar Indonesia, terutama Singapura dan Amerika Serikat (Telegram di pusat datanya sendiri, hanya untuk notifikasi internal admin). Kami hanya memakai penyedia yang menerapkan perlindungan data setara atau lebih tinggi dari UU PDP (antara lain enkripsi dan perjanjian pemrosesan data), dan kami meminta persetujuan Anda saat pendaftaran.

7. Cara kami menjaga keamanan data

• Semua lalu lintas data dienkripsi (HTTPS/TLS), dan database disimpan terenkripsi.
• Kata sandi disimpan dalam bentuk hash; tim kami tidak bisa melihatnya.
• Data tiap akun dipisahkan dengan aturan akses di database (row-level security), sehingga satu pemilik tidak bisa melihat data pemilik lain.
• Foto bukti transfer disimpan di penyimpanan privat, hanya bisa dibuka pemilik kost yang bersangkutan.
• Link unggah bukti untuk penghuni bersifat unik, berlaku terbatas, dan hanya bisa dipakai untuk kamar itu.
• Akses tim internal dibatasi pada yang benar-benar perlu dan tercatat.
• Cadangan data dibuat rutin dan diuji pemulihannya.
• Bila terjadi kebocoran data, kami memberi tahu Anda, pihak yang terdampak, dan lembaga yang berwenang paling lambat 3 × 24 jam sejak diketahui, sesuai UU PDP.

8. Berapa lama data disimpan

• Data akun, kost, penghuni, dan pembayaran: selama akun aktif, sampai Anda menghapusnya.
• Isi chat WhatsApp yang masuk: 90 hari, lalu dihapus otomatis.
• Catatan pesan yang dikirim: 90 hari.
• Data mantan penghuni: tetap tersimpan untuk riwayat kamar sampai Anda menghapusnya. Anda bisa menghapus data pribadi mantan penghuni kapan saja tanpa menghapus catatan pembayarannya.
• Setelah akun dihapus: data hilang dari sistem utama saat itu juga dan dari cadangan paling lambat 30 hari kemudian.
• Catatan tagihan langganan BuKost disimpan sesuai kewajiban perpajakan (hingga 10 tahun), tanpa data penghuni.

9. Hak Anda

Anda berhak untuk:

• Mengakses dan mengunduh data (Lainnya → Privasi & keamanan data → Unduh data saya).
• Memperbaiki data yang tidak akurat langsung di aplikasi.
• Menarik persetujuan promo kapan saja.
• Menghapus akun beserta seluruh data (Lainnya → Privasi & keamanan data → Hapus akun).
• Meminta pembatasan atau menolak pemrosesan tertentu, serta mengajukan keberatan atas keputusan otomatis bot.
• Mengajukan pengaduan ke kami, atau ke lembaga pelindungan data pribadi yang berwenang.

Permintaan lewat email kami jawab paling lambat 3 × 24 jam sesuai UU PDP.

10. Data anak

Akun BuKost hanya untuk pengguna berusia 18 tahun ke atas. Bila Anda mencatat penghuni yang berusia di bawah 18 tahun, Anda wajib memperoleh persetujuan orang tua atau walinya.

11. Penyimpanan di perangkat

Aplikasi menyimpan sesi masuk dan pengaturan tampilan di perangkat Anda (penyimpanan lokal peramban), agar Anda tidak perlu masuk berulang kali dan aplikasi tetap bisa dibuka saat sinyal lemah. Kami tidak memakai cookie iklan atau pelacak pihak ketiga.

12. Perubahan kebijakan

Bila kebijakan ini berubah, kami memberi tahu lewat aplikasi atau WhatsApp paling lambat 14 hari sebelum berlaku. Untuk perubahan penting, Anda akan diminta menyetujui ulang.

13. Hubungi kami

Pertanyaan atau permintaan terkait data pribadi: privasi@bukost.id atau WhatsApp [No. WA layanan pelanggan BuKost]. Alamat: [Nama PT/CV pengelola BuKost], [Alamat kantor].